Zapytania ofertowe i przetargi – co warto wiedzieć, by usprawnić zakupy

Wyobraź sobie sytuację, w której dział zakupów musi w trybie natychmiastowym pozyskać odpowiedniego dostawcę do projektu o wysokim priorytecie biznesowym. Presja czasu jest realna, a decyzja — czy skorzystać z zapytania ofertowego, czy uruchomić formalny tryb przetargowy — przestaje być czysto proceduralna. To decyzja strategiczna, wpływająca bezpośrednio na efektywność operacyjną, strukturę kosztów oraz transparentność procesu zakupowego.

Choć zapytania ofertowe i przetargi są dobrze znanymi narzędziami dla zespołów procurementowych, w codziennej praktyce biznesowej granica między nimi bywa rozmyta. Dzieje się tak zwłaszcza gdy tempo działania wymusza uproszczenia lub gdy wybór metody traktowany jest wyłącznie jako kwestia zgodności z procedurą.

W tym artykule przyjrzymy się różnicom między zapytaniami ofertowymi a przetargami w kontekście realiów B2B. Nie tylko po to, by je precyzyjnie zdefiniować, ale przede wszystkim, by pokazać, jak świadome zastosowanie każdego z tych podejść może realnie wpłynąć na szybkość działania, jakość decyzji zakupowych i ograniczenie ryzyk biznesowych.

Widok interfejsu dostawcy w Carthenie

Zapytania ofertowe a przetargi w praktyce procurementu

W dojrzałych organizacjach zakupowych wybór mechanizmu sourcingowego nie sprowadza się do wypełnienia procedury. To decyzja oparta na ocenie ryzyk, presji czasowej oraz dopasowania narzędzia do celów operacyjnych i strategicznych firmy.

Zapytanie ofertowe to elastyczne narzędzie umożliwiające szybkie rozpoznanie dostępnych opcji rynkowych. Dają zespołom zakupowym możliwość skoncentrowania się na kluczowych kryteriach biznesowych oraz prowadzenia negocjacji w sposób zwinny i dopasowany do realiów konkretnego zakupu. W przypadku mniejszych lub pilnych potrzeb, dobrze zaprojektowane zapytanie ofertowe — wsparte standaryzacją i automatyzacją — pozwala zachować kontrolę nad jakością i ryzykiem, bez nadmiernego obciążenia procesowego.

Przetargi, w szczególności w sektorze publicznym, pozostają metodą bardziej sformalizowaną i regulowaną. Ich głównym atutem jest wysoki poziom transparentności, możliwy dzięki rozbudowanej dokumentacji, ściśle zdefiniowanym kryteriom oceny oraz kontrolowanemu przebiegowi całego procesu. Statystyki pokazują, że średni czas trwania przetargu publicznego w Polsce to około 40 dni w trybie podstawowym oraz nawet 90 dni w przypadku przetargów nieograniczonych. Ten czas i złożoność procesu są ceną, jaką płaci się za większą kontrolę i minimalizację ryzyka nieuczciwych praktyk.

Dla liderów procurementu kluczowe staje się więc umiejętne balansowanie między szybkością działania a koniecznością zapewnienia zgodności i kontroli. Dobór właściwego narzędzia — nie na poziomie formularza, lecz logiki działania — ma bezpośrednie przełożenie na efektywność operacyjną i zdolność organizacji do szybkiego reagowania na potrzeby biznesu.

Zapytania ofertowe a przetargi - podobieństwa i różnice

Choć zarówno zapytania ofertowe, jak i przetargi służą pozyskaniu ofert i wyborowi dostawcy, różnią się zakresem formalności, czasem realizacji oraz poziomem kontroli. Te różnice mają bezpośrednie przełożenie na ich zastosowanie w strategii sourcingowej.

Poniższe zestawienie podsumowuje główne cechy obu podejść:

Kryterium	Zapytanie ofertowe	Przetarg
Formalność	Niska – często uproszczona forma, zależna od polityki firmy	Wysoka – regulowana wewnętrznie lub prawnie
Czas realizacji	Krótki – możliwy szybki obrót	Długi – wieloetapowy, z formalną oceną i kontrolą
Zakres zastosowania	Mniejsze lub pilne zakupy o niższym ryzyku	Projekty o wysokiej wartości lub znaczeniu strategicznym
Elastyczność	Wysoka – możliwość negocjacji i iteracyjnego podejścia	Ograniczona – ściśle określony przebieg postępowania
Transparentność	Zależna od standardów organizacji	Wysoka – często obligatoryjna i kontrolowana zewnętrznie

Zrozumienie tych różnic nie polega na podziale na „proste” i „złożone” postępowania. Chodzi o umiejętność dopasowania mechanizmu do konkretnego celu zakupowego — z uwzględnieniem ram czasowych, poziomu ryzyka, oczekiwanej transparentności oraz zgodności z polityką wewnętrzną i regulacjami zewnętrznymi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce dobrać odpowiednie mechanizmy zakupowe do różnych scenariuszy i wyzwań – sięgnij po nasz bezpłatny e-book.

Zebraliśmy w nim konkretne przykłady, schematy i rekomendacje, które pomogą Ci podejmować trafne decyzje zakupowe w zgodzie z regulacjami i strategią firmy.

Umiejętna  technika wyboru

W świecie zakupów lider nie wybiera metody opierając się tylko na swoich przeczuciach chybił-trafił. Każda decyzja to wynik analizy potrzeb, ryzyka i wartości biznesowej. Zatem… zapytanie ofertowe czy przetarg?

Zapytania ofertowe sprawdzają się najlepiej w sytuacjach, gdy czas jest kluczowy, a ryzyko operacyjne pozostaje na niskim lub umiarkowanym poziomie. To narzędzie pozwala na szybkie rozeznanie rynku i elastyczne negocjacje, co jest szczególnie ważne przy zakupach o niższej wartości lub w dynamicznych projektach.

Przetargi natomiast są optymalnym wyborem w przypadku zamówień o dużej wartości, gdzie konieczne jest zapewnienie pełnej transparentności, zgodności z regulacjami oraz minimalizacja ryzyka biznesowego. Proces przetargowy, choć bardziej czasochłonny i formalny, gwarantuje solidne podstawy do decyzji zakupowej, co jest niezbędne w złożonych i strategicznych projektach.

Jak Carthena pomaga w obsłudze zapytań ofertowych i przetargów?

Platforma zakupowa Carthena to narzędzie stworzone z myślą o kompleksowej obsłudze zarówno zapytań ofertowych, jak i przetargów. System oferuje zaawansowane funkcjonalności, które umożliwiają:

• tworzenie szczegółowych formularzy ofertowych, precyzyjnie definiujących wymagania zakupowe,

• automatyzację wysyłki zapytań do dostawców i sprawne zbieranie odpowiedzi,

• dzielenie postępowań na części i obsługę ofert wariantowych,

• wieloetapowe procesy negocjacji (RFI/RFP/RFQ) i elektroniczne formularze ofertowe,

• automatyczną ocenę ofert na podstawie zdefiniowanych parametrów i ich wagi,

• komunikację z dostawcami poprzez zintegrowany portal dostawcy, 

• organizację aukcji elektronicznych różnych typów (angielska, wielopozycyjna, japońska, holenderska),

• generowanie protokołów z postępowań i pełną dokumentację procesu.

Platforma Carthena nie tylko usprawnia codzienną pracę działów zakupów, ale także tworzy spójny ekosystem, w którym wszystkie procesy – od planowania, przez negocjacje, po kontraktację i rozliczenia – są zintegrowane pod hasłem "Planuj, negocjuj, zamawiaj, rozliczaj - wszystko w lepszym narzędziu zakupowym".

Dobrze dopasowana strategia zakupowa to nie sztuka wyboru między lepszym a gorszym rozwiązaniem. To sztuka wyboru właściwego podejścia do konkretnej sytuacji. Raz będzie to elastyczność zapytań ofertowych, innym razem – struktura przetargu.

Niezależnie od wybranej ścieżki, kluczem do sukcesu jest podejście wspierane przez odpowiednie narzędzia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak kompleksowe platformy zakupowe mogą usprawnić Twoje procesy – od zapytań ofertowych, przez negocjacje, po zarządzanie umowami i raportowanie, pobierz nasz bezpłatny e-book. Znajdziesz tam praktyczne przykłady, rekomendacje ekspertów i konkretne rozwiązania, które pomogą Ci wynieść zakupy w Twojej firmie na nowy poziom.