RFI, RFP i RFQ - jak platformy zakupowe usprawniają proces wyboru dostawców?

Czy jako osoba odpowiedzialna za zakupy w swojej organizacji zmagasz się z chaosem zapytań ofertowych, trudnościami w porównywaniu otrzymanych odpowiedzi i niekompletnymi informacjami od dostawców? Jeśli tak, doskonale wiesz, że zwykłe zapytanie ofertowe już dawno przestało wystarczać firmom, które stawiają na efektywność i przejrzystość w procesach zakupowych.

Specjaliści ds. zakupów w średnich i dużych organizacjach na co dzień mierzą się ze złożonymi postępowaniami ofertowymi – od wstępnego rozeznania rynku, przez analizę propozycji, aż po finalne negocjacje. Pracują z zapytaniami typu RFx, które wymagają struktury, porównywalności i precyzyjnej dokumentacji.

W tym artykule szczegółowo omówimy trzy kluczowe typy zapytań ofertowych – RFI, RFP i RFQ – oraz pokażemy, jak profesjonalne platformy zakupowe mogą znacząco usprawnić cały proces zakupowy: od pierwszego kontaktu z dostawcą, poprzez negocjacje, aż po finalizację transakcji.

Widok zapytania RFI w platformie zakupowej Carthena

Zapytania RFx - wykorzystanie RFI, RFP i RFQ w procesie zakupowym

W praktyce zakupowej na pewno często stosujesz zbiorcze określenie RFx, obejmujące trzy kluczowe typy zapytań: RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) oraz RFQ (Request for Quotation). Choć różnią się one zakresem, każdy z nich wspiera wybór najlepszego partnera biznesowego.

Działy zakupów wykorzystują zapytania RFx jako kolejne etapy dojrzewania procesu zakupowego – od wstępnego rozeznania rynku, przez analizę możliwych rozwiązań, po pozyskiwanie konkretnych ofert cenowych. Każde z tych narzędzi dostarcza innego rodzaju informacji i wymaga innego poziomu szczegółowości.

W poniższej tabeli znajdziesz przedstawienie najważniejszych różnic między zapytaniami RFI, RFP i RFQ.

Parametr	RFI (Request for Information)	RFP (Request for Proposal)	RFQ (Request for Quotation)
Cel	Wstępne rozpoznanie rynku i potencjalnych dostawców	Uzyskanie szczegółowych propozycji realizacji potrzeb	Otrzymanie precyzyjnej wyceny dla konkretnych produktów/usług
Etap procesu	Początkowy	Środkowy	Końcowy
Poziom szczegółowości	Niski - ogólne informacje	Średni - koncepcyjne rozwiązania	Wysoki - konkretne parametry i ceny
Typowe elementy	Historia firmy, portfolio, certyfikaty, ogólne warunki współpracy	Metodologia realizacji, harmonogram, struktura zespołu, podejście do zarządzania ryzykiem	Szczegółowa wycena, terminy realizacji, warunki płatności, gwarancje
Grupa odbiorców	Szeroka grupa potencjalnych dostawców	Wyselekcjonowani dostawcy po etapie RFI	Wąska grupa dostawców spełniających kryteria
Czego dotyczą pytania	RFI obejmuje pytania dotyczące: historii firmy i zrealizowanych projektów, posiadanych certyfikatów i uprawnień, dostępnych technologii i metodologii, ogólnych warunków współpracy i terminów realizacji.	RFP obejmuje pytania dotyczące: dokładnego sposób realizacji projektu lub usługi, proponowanych technologii i metod, harmonogramu prac z kluczowymi kamieniami milowymi, struktury zespołu realizującego zadanie.	RFQ obejmuje pytania dotyczące: dokładną cenę poszczególnych elementów zamówienia, konkretne terminy realizacji i dostawy, warunki płatności i ewentualne rabaty, zakres gwarancji i wsparcia posprzedażowego.

Efektywne zarządzanie zapytaniami RFI, RFP i RFQ

Jeśli zarządzasz złożonymi procesami zakupowymi, doskonale wiesz, że samo wysłanie zapytania ofertowego to dopiero początek. Równie trudne – jeśli nie trudniejsze – jest późniejsze zebranie porównywalnych odpowiedzi, sprawna komunikacja z dostawcami i skuteczne negocjacje. Jak podaje Forrester - średnio 13 osób w organizacji bierze udział w podejmowaniu decyzji zakupowej, przy czym 89% zakupów obejmuje dwa lub więcej działów.

Dzięki wykorzystaniu dedykowanego narzędzia możliwe jest uporządkowanie poszczególnych etapów postępowania i zwiększenie ich efektywności, przejrzystości i kontroli. Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary, w których platforma zakupowa wnosi realną wartość dla firm:

1. Centralizacja i standaryzacja zapytań

Nowoczesne platformy zakupowe pozwalają gromadzić całą dokumentację, komunikację i zapytania w jednym miejscu. Dzięki temu możliwe jest szybkie tworzenie i ponowne wykorzystanie szablonów RFI, RFP czy RFQ, bez konieczności każdorazowego zaczynania od zera.

2. Zaawansowane formularze ofertowe

Systemy zakupowe oferują tworzenie precyzyjnych formularzy, które jasno określają wymagane informacje od dostawców – od pozycji zakupowych, przez jednostki miary, ilości, aż po preferowanych producentów.

3. Automatyczna ocena ofert

Wbudowane mechanizmy umożliwiają ustalanie kryteriów oceny, przypisywanie wag i automatyczne tworzenie rankingów ofert. Eliminuje to potrzebę ręcznego porównywania danych w arkuszach i pozwala szybko wybrać najlepszą propozycję.

4. Efektywna komunikacja z dostawcami

Platformy zakupowe oferują funkcje, które porządkują komunikację – jak tematyczne wątki, pytania i odpowiedzi czy czat w ramach konkretnego postępowania. To porządkuje chaos informacyjny i pozwala zachować pełną kontrolę nad przebiegiem dialogu z dostawcami.

5. Zaawansowane narzędzia negocjacyjne

Dzięki funkcjom takim jak aukcje elektroniczne (angielskie, holenderskie), wieloetapowe rundy ofertowe i możliwość negocjacji wielu pozycji jednocześnie, firmy zyskują realne narzędzia do optymalizacji warunków handlowych.

6. Rankingi i oceny dostawców

Wdrożona platforma zakupowa może również wspierać ocenę i analizę współpracy z dostawcami. Mechanizmy oceny po zakończonych projektach pozwalają tworzyć rankingi i rekomendacje, które ułatwiają podejmowanie przyszłych decyzji zakupowych.

Korzyści dla różnych interesariuszy w organizacji

W każdej firmie proces zakupowy wygląda trochę inaczej – zależnie od struktury, kultury pracy, poziomu centralizacji czy dojrzałości procedur. Ale jest coś, co łączy większość organizacji: decyzje zakupowe nigdy nie są wyłącznie sprawą jednego działu.

W praktyce w postępowaniach bierze udział kilka (a czasem kilkanaście) osób z różnych zespołów. Każda z nich ma inny punkt widzenia, inne potrzeby i inne oczekiwania co do przebiegu procesu. I właśnie dlatego wdrożenie platformy zakupowej nie powinno być traktowane jako “kolejny system dla zakupów”, tylko jako narzędzie, które porządkuje współpracę między ludźmi i ułatwia działanie w ramach wspólnych zasad.

Co to znaczy w praktyce? Poniżej przeczytasz – jak konkretne grupy interesariuszy w organizacji odczuwają różnicę, kiedy zamiast arkuszy, maili i plików rozrzuconych po serwerach, mają do dyspozycji jeden, spójny system.

Korzyści dla dyrektorów ds. zakupów:

Platforma zakupowa to narzędzie, które pozwala zarządzać procesami zakupowymi z lotu ptaka – ale z możliwością wglądu w każdy szczegół. Zyskujesz:

• transparentność wyboru ofert – decyzje są udokumentowane, porównywalne i łatwe do obrony,

• oceny dostawców w jednym miejscu – nie musisz dopytywać zespołu, kto z kim pracował i jak poszło,

• kontrolę nad cyklem życia kontraktu – od zapytania po rozliczenie,

• dostęp do analiz wydatków (Spend Visibility) – które pomagają podejmować decyzje strategiczne i wykrywać nowe możliwości oszczędności.

Korzyści dla dyrektorów finansowych:

Z punktu widzenia działów finansowych, platforma staje się źródłem danych wspierających kontrolę budżetową i prognozowanie:

• monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym – z możliwością filtrowania według działów, projektów czy dostawców,

• redukcję kosztów – dzięki lepszym warunkom negocjacyjnym i ustandaryzowanym procedurom,

• lepszy nadzór nad zobowiązaniami – także tymi przyszłymi, wynikającymi z zawartych umów lub przetargów w toku.

Korzyści dla specjalistów ds. zakupów:

Dla osób na co dzień realizujących procesy zakupowe, platforma oznacza większą efektywność operacyjną i mniej pracy administracyjnej:

• automatyzować nudne, powtarzalne zadania – jak przypomnienia, kompletowanie ofert czy tworzenie porównań,

• zachować porządek w dokumentacji – wszystko w jednym miejscu, gotowe do audytu,

• komunikować się sprawniej z dostawcami – dzięki centralnemu systemowi wiadomości i powiadomień,

• raportować efekty swojej pracy – liczby, dane, rankingi – wszystko pod ręką, bez ręcznego zestawiania w Excelu.

Podsumowanie

Wszystkie opisane wyżej potrzeby sprowadzają się do jednego: dobrze poukładanego procesu zakupowego. Takiego, w którym każdy wie, co ma zrobić, ma dostęp do właściwych danych i może podejmować decyzje w oparciu o konkrety, a nie intuicję.

Dokładnie w tym celu powstała Carthena – platforma zakupowa, która wspiera zespoły w budowaniu przejrzystych, powtarzalnych i skalowalnych procesów zakupowych. Umożliwia tworzenie własnych szablonów zapytań, automatyczną ocenę ofert według zdefiniowanych kryteriów, a także gromadzenie całej komunikacji i dokumentacji w jednym miejscu.

Carthena nie wymusza zmiany sposobu działania – raczej pomaga go uporządkować i przenieść na wyższy poziom. Można ją łatwo zintegrować z istniejącymi narzędziami i dostosować do specyfiki konkretnej organizacji. Jeśli chcesz sprawdzić, czy to rozwiązanie pasuje również do Twojego zespołu – odezwij się do nas.