top of page
Projekt bez nazwy (14).png

Mały, zwinny projekt, przeprowadzony w bardzo partnerskiej relacji z Klientem

Przestronne biuro

Rodzaj projektu

Branża

Wdrożenie
Teleinformatyczna

Zobacz efekty, które osiągnęliśmy wspólnie z naszym Klientem

platforma dopasowana do potrzeb Klienta

Wdrożyliśmy rozwiązanie, które zostało dostosowane do potrzeb Klienta i jest zgodne z jego wewnętrznymi regulaminami. Dostosowaliśmy system do indywidualnych potrzeb Klienta, wnioskowanie pozostało w systemie EOD. Zaakceptowane wnioski są pobierane do platformy zakupowej i w niej są dalej procesowane. Proces przeprowadzania postępowania został zautomatyzoany. 

optymalizacja czasu trwania postępowania

Dzięki wdrożeniu naszej platformy, zoptymalizowany został czas trwania postępowania. Komfort pracy zespołu zakupowego znacząco się podniósł. System "pilnuje procesu" i zapewnia wsparcie w jego przeprowadzaniu, a pracownicy mogą skupić się na części merytorycznej zadania. 

lepsza współpraca z kontrahentami

Wzrosło zadowlenie kontrahentów, którzy dzięki posiadaniu konta w strefie dostawcy mają stały dostęp do swoich historycznych ofert, przeprowadzonej komunikacji oraz w sprawny i intuicyjny sposób składają oferty, komunikują się z Kupcem.

Modern Office

O Kliencie

Klient w ramach swojej działalności świadczy usługi z zakresu teleinformatycznego, finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego, zarządzania nieruchomościami oraz bezpieczeństwa i ochrony. W swojej codziennej działalności kieruje się najwyższymi standardami pracy i etyki biznesowej. Każdego dnia świadczą usługi dla ponad 25 tysięcy pracowników Grupy.

Cel projektu

Za cel naszej współpracy postawiliśmy sobie wdrożenie platformy zakupowej działającej zgodnie z regulaminami obowiązującymi w organizacji.

 

Klient potrzebował narzędzia, które umożliwi mu sprawne przeprowadzanie procesu zakupowego od momentu zaakceptowanego wniosku zakupowego do wyboru oferty i wygenerowania protokołu z postępowania. Narzędzia, które będzie umożliwiało kontakt z kontrahentem, komunikację w komisji, przeprowadzanie negocjacji oraz przechowywanie dokumentów postępowania.

 

Celem było również skrócenie czasu przeprowadzania postępowania. Jednocześnie, Klient chciał pozostawić w systemie EOD wnioskowanie i akceptację potrzeby zakupowej.

Wyzwania projektowe

Zakupy realizowane były w tradycyjnej formie, bez wsparcia żadnego narzędzia do obsługi procesów zakupowych. Wnioskowanie i akceptacja potrzeb zakupowych odbywała się w wewnętrznym systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). Pozostałe czynności zakupowe przeprowadzane były z wykorzystaniem poczty e-mail oraz dysku wspólnego, na którym przechowywane były dokumenty dotyczące postępowania, co generowało kłopoty ze śledzeniem ich postępu oraz wydłużało cały proces.

 

Sam proces zakupowy nie był przejrzysty i transparentny. Komunikacja w komisji zakupowej oraz z kontrahentem nie była uporządkowana. Kupiec musiał pilnować terminów w postępowaniu, zarządzać dokumentacją, komunikacją z kontrahentami, przygotowywać raport z postępowania i zdobywać akceptację poszczególnych członków zespołu.

 

Dodatkowo, wraz z rosnącą liczbą postępowań, coraz bardziej odczuwano brak wsparcia systemu informatycznego. Stąd też zapadła decyzja o ustrukturyzowaniu i usprawnieniu procesów zakupowych. Klient trafia do nas na podstawie rekomendacji naszego ówczesnego Klienta.

Tomasz_Rutecki_portret

Porozmawiajmy o narzędziu i o tym w jaki sposób możemy pomóc Tobie w biznesie

Porozmawiajmy

Tomasz Rutecki

Dyrektor wdrożeń Cartheny

Linkedin

Start

Współpracę rozpoczęliśmy od wyboru zespołów zaangażowanych w projekt po stronie Klienta i DahliaMatic oraz ustalenia sposobów komunikacji. W skład przedstawicieli Klienta wszedł 3 osobowy zespół zakupowy, a nas reprezentowali Kierownik Projektu, Analityk, Tester oraz kilku Programistów. 

Wyzwania i kamienie milowe

Podczas wdrożenia platformy konieczne było wykonanie po stronie Klienta prac, dotyczących przekazywania z EOD do platformy zaakceptowanych wniosków zakupowych oraz przekazywania z platformy do EOD informacji o zakończeniu postępowania. Jednakże, Klient nie posiadał zasobów do wykonania zadania, co powodowało zagrożenie terminu startu produkcyjnego. Zapewniliśmy Klientowi maksymalne wsparcie techniczne w tym temacie i dzięki czemu dokończyliśmy wdrożenie w planowanym czasie.


Ostatni etap wdrożenia odbywał się o okresie świąt Bożego Narodzenia. Wiedzieliśmy, że w kluczowym momencie pojawią się trudności z dostępem pracowników oraz osób biorących udział we wdrożeniu po stronie Klienta. Zespół wdrożeniowy został silnie zmotywowany przed okresem świątecznym, nadgodziny i praca z pełnym zaangażowaniem, pozwoliły spędzić świąteczny czas spokojnie w gronie rodzinnym, a nie przy komputerze 😊 To był prawdziwy sukces zespołu!

Pozycja harmonogramu

Zakres prac

Czas trwania etapu

Przebieg etapu

Opracowanie koncepcji wdrożenia

  • Przeprowadzenie analizy biznesowej.

  • Zapoznanie się z regulaminami obowiązującymi w organizacji.

  • Przygotowanie projektu wykonawczego.

1-szy miesiąc

W ramach analizy przedwdrożeniowej, przeprowadzone zostały warsztaty, wywiady. Na podstawie pozyskanych wymagań przygotowany został projekt wykonawczy, który był sukcesywnie zatwierdzany przez Klienta.

Implementacja i testy

  • Przygotowanie dedykowanych rozwiązań na środowisku testowym.

  • Testy aplikacji: wewnętrzne oraz klienckie. 

1-szy i 2-gi miesiąc

Implementacja i testy rozwiązania przebiegały równolegle z tworzeniem projektu wykonawczego, co zoptymalizowało czas wdrożenia. Testy klienckie były wspierane przez Dahliamatic i poprzedzone szkoleniem. 

Uruchomienie produkcyjne

  • Konfiguracja systemu na środowisku produkcyjnym.

  • Szkolenia użytkowników systemu.
    Wsparcie powdrożeniowe

3-ci miesiąc

Założone zostały konta dla użytkowników systemu, wraz z odpowiednimi uprawnieniami. Przeprowadzone zostały szkolenia dla poszczególnych grup użytkowników systemu.
W ramach wsparcie powdrożeniowego w trybie natychmiastowym rozwiązywane były wszystkie problemu użytkowników. 

Komunikacja

Komunikacja i odbiór nowości: podczas wdrożenia byliśmy w stałym kontakcie z Klientem. Mieliśmy ustalone cotygodniowe spotkania, w trakcie których omawialiśmy bieżące zadania, prezentowaliśmy wdrożone funkcjonalności, aby mieć pewność, że wymagania i realizacja są spójne. Takie rozwiązanie umożliwiło nam reagowanie w szybki i zwinny sposób na zmianę i wprowadzanie ewentualnych poprawek. Klient był spokojny, że projekt jest realizowany zgodnie z oczekiwaniami i że końcowy efekt będzie właściwy.

Dalsze losy projektu

Od zakończenia wdrożenia, DahliaMatic pełni usługi serwisowe wspierając nowych użytkowników w obsłudze systemu oraz rozwiązując ewentualne problemy. Na chwilę obecną Klient nie ma potrzeby rozwoju Platformy Zakupowej. Obecny zakres funkcjonalności w zupełności pokrywa potrzeby biznesowe organizacji. 

Ciekawość to pierwszy krok...

... do rozpoczęcia rozmowy

Na rynku znajdziesz wiele systemów do obsługi procesów zakupowych. Wybór tego jedynego powinien opierać się na stabilności i zaufaniu do dostawcy, pozwalając w prosty sposób zrealizować wyznaczone przez Ciebie cele.

PPW_grupowe_3_SoMe

Zapisz się do naszego newslettera 
Wyjątkowe insighty prosto na Twoją skrzynkę

bottom of page