Mały, zwinny projekt, przeprowadzony w bardzo partnerskiej relacji z Klientem
Rodzaj projektu
Branża
Wdrożenie
Teleinformatyczna
Zobacz efekty, które osiągnęliśmy wspólnie z naszym Klientem
platforma dopasowana do potrzeb Klienta
Wdrożyliśmy rozwiązanie, które zostało dostosowane do potrzeb Klienta i jest zgodne z jego wewnętrznymi regulaminami. Dostosowaliśmy system do indywidualnych potrzeb Klienta, wnioskowanie pozostało w systemie EOD. Zaakceptowane wnioski są pobierane do platformy zakupowej i w niej są dalej procesowane. Proces przeprowadzania postępowania został zautomatyzoany.
optymalizacja czasu trwania postępowania
Dzięki wdrożeniu naszej platformy, zoptymalizowany został czas trwania postępowania. Komfort pracy zespołu zakupowego znacząco się podniósł. System "pilnuje procesu" i zapewnia wsparcie w jego przeprowadzaniu, a pracownicy mogą skupić się na części merytorycznej zadania.
lepsza współpraca z kontrahentami
Wzrosło zadowlenie kontrahentów, którzy dzięki posiadaniu konta w strefie dostawcy mają stały dostęp do swoich historycznych ofert, przeprowadzonej komunikacji oraz w sprawny i intuicyjny sposób składają oferty, komunikują się z Kupcem.
O Kliencie
Klient w ramach swojej działalności świadczy usługi z zakresu teleinformatycznego, finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego, zarządzania nieruchomościami oraz bezpieczeństwa i ochrony. W swojej codziennej działalności kieruje się najwyższymi standardami pracy i etyki biznesowej. Każdego dnia świadczą usługi dla ponad 25 tysięcy pracowników Grupy.
Cel projektu
Za cel naszej współpracy postawiliśmy sobie wdrożenie platformy zakupowej działającej zgodnie z regulaminami obowiązującymi w organizacji.
Klient potrzebował narzędzia, które umożliwi mu sprawne przeprowadzanie procesu zakupowego od momentu zaakceptowanego wniosku zakupowego do wyboru oferty i wygenerowania protokołu z postępowania. Narzędzia, które będzie umożliwiało kontakt z kontrahentem, komunikację w komisji, przeprowadzanie negocjacji oraz przechowywanie dokumentów postępowania.
Celem było również skrócenie czasu przeprowadzania postępowania. Jednocześnie, Klient chciał pozostawić w systemie EOD wnioskowanie i akceptację potrzeby zakupowej.
Wyzwania projektowe
Zakupy realizowane były w tradycyjnej formie, bez wsparcia żadnego narzędzia do obsługi procesów zakupowych. Wnioskowanie i akceptacja potrzeb zakupowych odbywała się w wewnętrznym systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). Pozostałe czynności zakupowe przeprowadzane były z wykorzystaniem poczty e-mail oraz dysku wspólnego, na którym przechowywane były dokumenty dotyczące postępowania, co generowało kłopoty ze śledzeniem ich postępu oraz wydłużało cały proces.
Sam proces zakupowy nie był przejrzysty i transparentny. Komunikacja w komisji zakupowej oraz z kontrahentem nie była uporządkowana. Kupiec musiał pilnować terminów w postępowaniu, zarządzać dokumentacją, komunikacją z kontrahentami, przygotowywać raport z postępowania i zdobywać akceptację poszczególnych członków zespołu.
Dodatkowo, wraz z rosnącą liczbą postępowań, coraz bardziej odczuwano brak wsparcia systemu informatycznego. Stąd też zapadła decyzja o ustrukturyzowaniu i usprawnieniu procesów zakupowych. Klient trafia do nas na podstawie rekomendacji naszego ówczesnego Klienta.
Porozmawiajmy o narzędziu i o tym w jaki sposób możemy pomóc Tobie w biznesie
Tomasz Rutecki
Dyrektor wdrożeń Cartheny
Start
Współpracę rozpoczęliśmy od wyboru zespołów zaangażowanych w projekt po stronie Klienta i DahliaMatic oraz ustalenia sposobów komunikacji. W skład przedstawicieli Klienta wszedł 3 osobowy zespół zakupowy, a nas reprezentowali Kierownik Projektu, Analityk, Tester oraz kilku Programistów.
Wyzwania i kamienie milowe
Podczas wdrożenia platformy konieczne było wykonanie po stronie Klienta prac, dotyczących przekazywania z EOD do platformy zaakceptowanych wniosków zakupowych oraz przekazywania z platformy do EOD informacji o zakończeniu postępowania. Jednakże, Klient nie posiadał zasobów do wykonania zadania, co powodowało zagrożenie terminu startu produkcyjnego. Zapewniliśmy Klientowi maksymalne wsparcie techniczne w tym temacie i dzięki czemu dokończyliśmy wdrożenie w planowanym czasie.
Ostatni etap wdrożenia odbywał się o okresie świąt Bożego Narodzenia. Wiedzieliśmy, że w kluczowym momencie pojawią się trudności z dostępem pracowników oraz osób biorących udział we wdrożeniu po stronie Klienta. Zespół wdrożeniowy został silnie zmotywowany przed okresem świątecznym, nadgodziny i praca z pełnym zaangażowaniem, pozwoliły spędzić świąteczny czas spokojnie w gronie rodzinnym, a nie przy komputerze 😊 To był prawdziwy sukces zespołu!
Pozycja harmonogramu
Zakres prac
Czas trwania etapu
Przebieg etapu
Opracowanie koncepcji wdrożenia
-
Przeprowadzenie analizy biznesowej.
-
Zapoznanie się z regulaminami obowiązującymi w organizacji.
-
Przygotowanie projektu wykonawczego.
1-szy miesiąc
W ramach analizy przedwdrożeniowej, przeprowadzone zostały warsztaty, wywiady. Na podstawie pozyskanych wymagań przygotowany został projekt wykonawczy, który był sukcesywnie zatwierdzany przez Klienta.
Implementacja i testy
-
Przygotowanie dedykowanych rozwiązań na środowisku testowym.
-
Testy aplikacji: wewnętrzne oraz klienckie.
1-szy i 2-gi miesiąc
Implementacja i testy rozwiązania przebiegały równolegle z tworzeniem projektu wykonawczego, co zoptymalizowało czas wdrożenia. Testy klienckie były wspierane przez Dahliamatic i poprzedzone szkoleniem.
Uruchomienie produkcyjne
-
Konfiguracja systemu na środowisku produkcyjnym.
-
Szkolenia użytkowników systemu.
Wsparcie powdrożeniowe
3-ci miesiąc
Założone zostały konta dla użytkowników systemu, wraz z odpowiednimi uprawnieniami. Przeprowadzone zostały szkolenia dla poszczególnych grup użytkowników systemu.
W ramach wsparcie powdrożeniowego w trybie natychmiastowym rozwiązywane były wszystkie problemu użytkowników.
Dalsze losy projektu
Od zakończenia wdrożenia, DahliaMatic pełni usługi serwisowe wspierając nowych użytkowników w obsłudze systemu oraz rozwiązując ewentualne problemy. Na chwilę obecną Klient nie ma potrzeby rozwoju Platformy Zakupowej. Obecny zakres funkcjonalności w zupełności pokrywa potrzeby biznesowe organizacji.
Komunikacja
Komunikacja i odbiór nowości: podczas wdrożenia byliśmy w stałym kontakcie z Klientem. Mieliśmy ustalone cotygodniowe spotkania, w trakcie których omawialiśmy bieżące zadania, prezentowaliśmy wdrożone funkcjonalności, aby mieć pewność, że wymagania i realizacja są spójne. Takie rozwiązanie umożliwiło nam reagowanie w szybki i zwinny sposób na zmianę i wprowadzanie ewentualnych poprawek. Klient był spokojny, że projekt jest realizowany zgodnie z oczekiwaniami i że końcowy efekt będzie właściwy.
Ciekawość to pierwszy krok...
... do rozpoczęcia rozmowy!
Na rynku znajdziesz wiele platform zakupowych, ale nie każda z nich da Ci elastyczność dopasowania do specyficznych procesów zakupowych. Jeśli zależy Ci na elastyczności rozwiązania, stabilności i doświadczenia zespołu oraz przewidywalnym i dopasowanym do Twojej firmy rozwoju narzędzia, jesteś we właściwym miejscu.
Karolina Augoff-Birman
Analityk Biznesowy
Od 15 lat w branży IT. Zawsze blisko użytkownika końcowego. Doświadczenie zdobywała tworząc dokumentację do systemów informatycznych, szkoląc użytkowników, a także administrując systemem klasy ERP. Od 3 lat łączy świat biznesu ze światem IT zajmując się analizą biznesową oraz systemową. Ceni sobie partnerskie relacje z Klientami, jej głównym celem jest dostarczanie biznesowi optymalnych rozwiązań zwiększających efektywność procesów.
Tomasz Rutecki
Od ponad 15 lat związany z branżą IT. Od 2017 roku zaangażowany w obszar Procurementu, pracuje przy wdrożeniach systemów zakupowych dla największych polskich przedsiębiorstw. Jego zawodową pasją jest obszar analizy i optymalizacji procesów. Razem z zespołem tworzy od podstaw nowe rozwiązania informatyczne wspierające szeroko pojęty obszar zakupów.
Dyrektor Wdrożeń Cartheny
Otrzymuj jako pierwszy powiadomienia o organizowanych webinarach, bezpłatnych ebookach i najnowszych publikacjach.