Rozbudowany projekt, stale rozwijany zgodnie z potrzebami organizacji
Rodzaj projektu
Wdrożenie
Branża
Wydobywcza
Zobacz jakie efekty nasz Klient osiągnął współpracując z nami
skrócenie czasu realizacji procesu zakupowego
Dzięki wdrożeniu Cartheny udało się usprawnić proces zakupowy w organizacji. Tworzenie dokumentów, ich kompletowanie, akceptacja, przebiegają znacznie sprawniej, są klarowne i przejrzyste. Automatyczne powiadomienia o oczekujących czynnościach oraz dedykowane widoki, wspomagają procesy akceptacyjne, aby każdy użytkownik w dowolnym momencie mógł zweryfikować jakie zadania ma do wykonania.
prosta i przejrzysta weryfikacja zgodności procesu zakupowego z obowiązującymi procedurami
Wdrożone moduły zapewniają cyfryzację procesu zakupowego od momentu planowania zakupów do rozliczania realizacji umów. Carthena reaguje na potrzeby organizacji i nieustannie się rozwija, aby jak najefektywniej wspierać szeroko rozumiane procesy zakupowe.
wzrost jakości otrzymywanych ofert
Precyzyjnie pisane wymogi handlowe oraz finansowe przyczyniły się do wzrostu jakości otrzymywanych ofert.
O Kliencie
Nasz Klient to firma zaliczana do grupy spółek o strategicznym znaczeniu, gwarantująca bezpieczeństwo naszego kraju. Ich działalność skupia się wokół przemysłu petrochemicznego, a więc świadczone przez nich usługi są kluczowe dla krajowej gospodarki. Powyższe ma duże znaczenie przy wyborze wszelkich narzędzi, które wspierają taką organizację, muszą być one niezwodne oraz spełniać najwyższe standardy. Ze względu na rozbudowaną infrastrukturę oraz świadczone usługi ważną rolę w sprawnym funkcjonowaniu takiej organizacji pełnią procesy zakupowe. Od ich sprawnego i skutecznego przeprowadzenia zależy ciągłość działalności przedsiębiorstwa. Do tej pory obsłużyliśmy już ponad 3 500 procesów zakupowych wykorzystując Platformę Zakupową.
Cel projektu
Nasz klient w procesach zakupowych wykorzystywał ogólnodostępne na rynku narzędzie. Jednakże, narzędzie to nie spełniało wymogów firmy. Rozbudowane procedury w organizacji wymagały rozwiązania i funkcjonalności, które nie były ani dostępne, ani możliwe do implementacji w wykorzystywanym narzędziu. Wymagane było stworzenie rozwiązania szytego na miarę, które byłoby kolejnym etapem w drodze do digitalizacji przedsiębiorstwa.
Za cele wdrożenia Cartheny postawiliśmy sobie:
-
optymalizację realizacji procesu zakupowego,
-
ułatwienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami w organizacji,
-
zminimalizowanie czasu poświęcanego na uzyskanie akceptacji wniosków zakupowych oraz dokumentów postępowania
-
pełną cyfryzację procesu zakupowego od momentu planowania zakupu do realizacji umowy,
-
dotarcie do szerszej grupy oferentów,
-
uzyskanie korzystniejszych warunków handlowych,
-
otrzymywanie większej liczby ofert w odpowiedzi na ogłoszone przetargi.
Wyzwania projektowe
Do największych problemów, z którymi mierzyła się firma należały:
-
zbyt długo trwający proces zakupowy,
-
coraz trudniejsza weryfikacja zgodności procesu, w tym kompletowania dokumentacji, sprawdzenie ich poprawności i uzyskiwania akceptacji zgodnie z obowiązującymi procedurami,
-
opóźnienia wynikające z braku szybkiej akceptacji wniosków zakupowych, dokumentów z nimi związanych, zatwierdzania wyniku postępowania oraz innych procesów powiązanych z postępowaniem zakupowym
-
brak automatycznej weryfikacji dokumentów wymaganych do uruchomienia postępowania,
-
brak narzędzi umożliwiających sprawne raportowanie oraz analizę danych
-
utrudniony dostęp do danych oraz dokumentacji postępowania, m.in. uzyskanych akceptacji, otrzymanych ofert, specyfikacji zamówień, treści umów, obowiązujących terminów czy harmonogramów,
-
zbyt mała ilość ofert oraz zbyt niskie zyski negocjacyjne.
Porozmawiajmy o Carthenie i tym
w jaki sposób możemy pomóc Tobie w biznesie
Aneta Fidler
Dyrektor ds. cyfryzacji
Przebieg projektu
Projekt wdrożeniowy składał się z trzech etapów – opracowania koncepcji biznesowej, implementacji platformy i jej testów, by finalnie zakończyć na uruchomieniu produkcyjnym. Do zespołów projektowych zdecydowaliśmy się powołać osoby zarówno o wiedzy biznesowej, jak i technicznej, tak aby na każdym z etapów prowadzonego projektu mieć pewność, że wszystkie potrzeby naszego klienta zostaną właściwe zrozumiane i zaimplementowane.
Do osób zaangażowanych w projekt po stronie Zleceniodawcy zostali pracownicy Działu Zakupów, Kontrolingu Umów, Dyrektor Zakupów, pracownicy Działu IT, sumarycznie ok. 20 osób. Po stronie Dahliamatic powołaliśmy Kierownika Projektu, Analityków IT oraz Zespół Deweloperski (ok. 15 osób). Sprawna komunikacja w trakcie projektu stanowiła bardzo rolę, przed zespołem klienta zostało postawione istotne zadanie przekazania wiedzy o procesach funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Przed rozpoczęciem każdego z etapów otrzymywaliśmy dokumentację wraz z procedurami, które stanowiły bazę do założeń koncepcyjnych. Po zapoznaniu się z nimi organizowaliśmy warsztaty, które pozwalały nam na usystematyzowanie wiedzy i rozwianie wszelkich wątpliwości. Podczas tych spotkań omawialiśmy również wstępne założenia dla rozwiązań technicznych.
Uruchomienie produkcyjne
-
Konfiguracja systemu na środowisku produkcyjnym.
-
Szkolenia użytkowników systemu.
-
Wsparcie powdrożeniowe
2 miesiące
Szkolenia dla administratorów oraz użytkowników systemu. Konfiguracja uprawnień, słowników, metryk akceptacji. Wsparcie powdrożeniowe przy wykorzystaniu wszystkich możliwych środków (telefon, mail, system do rejestracji zgłoszeń).
Implementacja i testy
-
Przygotowanie dedykowanych rozwiązań na środowisku testowym.
-
Konfiguracja śystemu na środowisku testowym.
-
Testy aplikacji.
2 miesiące
Spotkania warsztatowe z zespołem programistów. Przekazanie założeń biznesowych zespołowi. Konfiguracja uprawnień, słowników, metryk akceptacji. Spotkania checkpoint, pozwalające zweryfikować stopień zaawansowania realizacji oraz poprawność realizacji. Testy aplikacji na dedykowanym środowisku.
Opracowanie koncepcji wdrożenia
-
Przeprowadzenie analizy biznesowej.
-
Przygotowanie projektu wykonawczego.
-
Spotkania zatwierdzające.
1 miesiąc
Pierwsze spotkania nakierowane były na poznanie głównych założeń biznesowych. Udostępniono dokumenty pozwalające zrozumieć procesy zachodzące w spółce. Opracowany został projekt koncepcji biznesowej. Był to dokument bazowy, na podstawie którego w trakcie warsztatów została zatwierdzona ostateczna wersja koncepcji.
Pozycja harmonogramu
Zakres prac
Czas trwania etapu
Przebieg etapu
Przebieg projektu
Po 5 miesiącach trwającego projektu Klient otrzymał gotową Platformę Zakupową, która pozwoliła nie tylko całkowicie zcyfryzować procesy zakupowe, ale i spełniła wszystkie założone cele projektowe. Wdrożone rozwiązanie wspiera procesy zakupowe dotyczące obiektów rozmieszczonych w całej Polsce. Każdego dnia wykorzystywana jest m.in. przez przedstawicieli działów produkcyjnych, utrzymania ruchu i zakupów. Dostęp do narzędzia otrzymały wszystkie działy, które posiadają potrzebę zakupową. Każdy zgłaszający potrzebę skorzystania z Platformy Zakupowej wspierany jest przez Eksperta Pionu Zakupów. Dzięki temu obsługa narzędzia stała się przyjazna i efektywna szczególnie dla tych działów, które nie korzystają z niej na co dzień.
Dalsze losy projektu
Projekt zakończył się sukcesem, a sprawnie przeprowadzona komunikacja i pełne zrozumienie potrzeb naszego Klienta pozwoliły nam dostarczyć narzędzie, które spełniło wszystkie założone cele. Czas realizacji procesu zakupowego został skrócony, a weryfikacja jego zgodności z obowiązującymi procesami stała się o wiele prostsza i bardziej przejrzysta. Zapewnienie dostępu do pełnej dokumentacji na każdym etapie procesu pozwoliło na wyeliminowanie opóźnień wynikających z przeciągających się procesów akceptacyjnych. Precyzyjnie opisane wymogi handlowe oraz finansowe przyczyniły się do wzrostu jakości otrzymywanych ofert.
Platformę Zakupową nieustannie rozwijamy, tak aby wraz ze wzrostem i rozwojem organizacji nadal w pełni wspierała procesy zakupowe Naszego Klienta. Regularnie organizujemy spotkania analityczne, zbieramy wymagania. Na najbliższy czas przewidujemy rozwój systemu przy wykorzystaniu najnowszych dostępnych technologii tj. mechanizmów uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Naszą ambicją jest dodanie do systemu narzędzi, które odciążą naszego Klienta w najbardziej żmudnych i niewygodnych zadaniach, co pozwoli skupić się użytkownikom na czynnościach, które wnoszą do procesów największą wartość.
Ciekawość to pierwszy krok...
... do rozpoczęcia rozmowy!
Na rynku znajdziesz wiele platform zakupowych, ale nie każda z nich da Ci elastyczność dopasowania do specyficznych procesów zakupowych. Jeśli zależy Ci na elastyczności rozwiązania, stabilności i doświadczenia zespołu oraz przewidywalnym i dopasowanym do Twojej firmy rozwoju narzędzia, jesteś we właściwym miejscu.
Karolina Augoff-Birman
Analityk Biznesowy
Od 15 lat w branży IT. Zawsze blisko użytkownika końcowego. Doświadczenie zdobywała tworząc dokumentację do systemów informatycznych, szkoląc użytkowników, a także administrując systemem klasy ERP. Od 3 lat łączy świat biznesu ze światem IT zajmując się analizą biznesową oraz systemową. Ceni sobie partnerskie relacje z Klientami, jej głównym celem jest dostarczanie biznesowi optymalnych rozwiązań zwiększających efektywność procesów.
Tomasz Rutecki
Od ponad 15 lat związany z branżą IT. Od 2017 roku zaangażowany w obszar Procurementu, pracuje przy wdrożeniach systemów zakupowych dla największych polskich przedsiębiorstw. Jego zawodową pasją jest obszar analizy i optymalizacji procesów. Razem z zespołem tworzy od podstaw nowe rozwiązania informatyczne wspierające szeroko pojęty obszar zakupów.
Dyrektor Wdrożeń Cartheny
