Tradycyjne negocjacje zakupowe bywają żmudne – niekończące się e-maile, godziny rozmów telefonicznych, a na końcu i tak pojawia się niepewność: czy naprawdę wybraliśmy najlepszą ofertę? Brak przejrzystości, czasochłonność i subiektywne oceny to wyzwania, przed którymi stają obecnie działy zakupów. Na szczęście można to zrobić inaczej – szybciej, efektywniej i z większą kontrolą. Aukcje elektroniczne pozwalają firmom podejmować decyzje w oparciu o konkretne dane, a nie domysły. W tym artykule wyjaśnimy, jak działają portale aukcyjne i dlaczego warto je wdrożyć.
Wprowadzenie do aukcji elektronicznych – czym są i jak działają?
Aukcje elektroniczne to nie tylko „internetowa licytacja”, ale narzędzie, które zmienia sposób, w jaki firmy kupują i sprzedają. W skrócie: dostawcy konkurują o Twoje zamówienie w czasie rzeczywistym, obniżając ceny lub oferując lepsze warunki. A by wziąć udział w aukcji nie muszą zakładać osobnego konta. Natomiast Ty, jako kupiec, widzisz wszystko na ekranie, masz kontrolę nad przebiegiem negocjacji i podejmujesz decyzję w oparciu o rzeczywiste dane, a nie subiektywne oceny.
Na rynku dostępne są platformy umożliwiające prowadzenie aukcji jako samodzielnego narzędzia lub w pełnej integracji z procesem zakupowym firmy – na przykład Carthena. Jakie typy aukcji można w nich przeprowadzać?
Aukcja angielska – klasyczna licytacja, gdzie dostawcy stopniowo obniżają swoje ceny, aż do momentu, gdy osiągniesz satysfakcjonujący poziom.
Aukcja japońska – tempo narzuca system: cena spada w określonych przedziałach, a dostawcy muszą podejmować szybkie decyzje, czy pozostają w grze.
Aukcja holenderska – cena startowa jest wysoka i systematycznie maleje, aż ktoś zdecyduje się na zakup – świetna opcja w pilnych sytuacjach.
Aukcja wielopozycyjna – zamiast jednego przedmiotu kupujesz całe pakiety produktów z różnymi kryteriami oceny.
Brzmi skomplikowanie? W praktyce to jednak bardzo proste – platforma prowadzi Cię krok po kroku, a Ty oszczędzisz czas i pieniądze.
Jakie korzyści przynoszą aukcje elektroniczne firmom
Czy można negocjować szybciej, skuteczniej i z większą pewnością, że podejmowana decyzja będzie tą najlepszą? Firmy, które regularnie korzystają z aukcji elektronicznych, zauważają realne korzyści. Równie ważne jak oszczędność czasu i pieniędzy są:
1. Większa efektywność i oszczędność czasu
Procesy zakupowe stają się bardziej uporządkowane, a negocjacje, które trwały tygodniami, można zamknąć w kilka godzin. Zautomatyzowane mechanizmy pozwalają na szybkie podejmowanie decyzji, eliminując zbędne formalności.
2. Pełna przejrzystość procesów
Każda oferta, każda zmiana ceny – wszystko jest zapisane i dostępne do analizy. To nie tylko zwiększa kontrolę nad zakupami, ale także pozwala na podejmowanie decyzji opartych na twardych danych.
3. Lepsza pozycja negocjacyjna
Aukcje zmuszają dostawców do rzeczywistej konkurencji. Koniec z ręcznymi negocjacjami, w których nie masz pewności, czy dana cena jest rzeczywiście najlepsza na rynku.
4. Poprawa relacji z dostawcami
Paradoksalnie, aukcje nie tylko zwiększają konkurencyjność, ale także poprawiają współpracę z dostawcami. Dzięki nim firmy zyskują prosty sposób na znalezienie dostawców oferujących najlepsze warunki – zarówno pod względem ceny, jak i jakości. Przejrzystość platform ułatwia komunikację, a stąd już prosta droga do szybszego i efektywniejszego negocjowania warunków. Takie podejście nie tylko poprawia jakość ofert, ale również motywuje dostawców do ciągłego ich udoskonalania, a w efekcie sprzyja długotrwałej i owocnej współpracy.
5. Optymalizacja strategii zakupowej
Dane z aukcji pozwalają na lepsze planowanie przyszłych zakupów, identyfikację najlepszych dostawców i optymalizację kosztów na szeroką skalę.
Jak nowoczesne portale aukcyjne zmieniają obsługę procesów zakupowych
Jeszcze kilka lat temu proces zakupowy w wielu firmach wyglądał podobnie – wysyłanie zapytań ofertowych, żmudne porównywanie cen w arkuszach kalkulacyjnych, wielokrotne negocjacje. Wynik? Strata czasu, a niekiedy wybór oferty, która wcale nie była najkorzystniejsza…
Dzięki aukcjom elektronicznym ten proces jest znacznie bardziej przejrzysty i efektywny. Kupiec nie musi zastanawiać się, czy dostawcy podali swoje najlepsze ceny – widzi to na ekranie w czasie rzeczywistym. Każda oferta jest archiwizowana, co eliminuje niejasności i zwiększa kontrolę nad całym procesem.
W praktyce oznacza to, że:
Negocjacje trwają krócej.
Dostawcy konkurują ze sobą, co oznacza lepsze warunki dla Twojej firmy.
Masz pełen dostęp do danych, które pozwalają na analizę i optymalizację przyszłych zakupów.
Przypomnij sobie ostatnią dużą transakcję. Ile trwało dogadanie szczegółów? A teraz wyobraź sobie, że ten proces nie trwa już kilku tygodni. Brzmi jak oszczędność? Bo właśnie nią jest.
Aktualne trendy w aukcjach elektronicznych
Aukcje elektroniczne nie są już nowością – stały się standardem w wielu firmach. Ale to nie znaczy, że nic się nie zmienia. Według badania Gartnera z lutego 2025 roku, jedynie 29% organizacji łańcucha dostaw posiada niezbędne zdolności do sprostania przyszłym wymaganiom wydajnościowym. To oznacza, że aż 71% firm może nie być przygotowanych na nadchodzące wyzwania roku 2025 i kolejnych.
Wdrażanie narzędzi, takich jak aukcje elektroniczne, może pomóc w budowaniu tych kluczowych kompetencji i zapewnieniu przewagi konkurencyjnej. Innowacyjne rozwiązania wprowadzają kolejne usprawnienia, które jeszcze bardziej zwiększają skuteczność tego narzędzia. Jakie trendy kształtują przyszłość aukcji?
Automatyzacja – systemy coraz częściej samodzielnie sugerują najlepszych dostawców na podstawie wcześniejszych wyników.
Analiza predykcyjna – platformy uczą się na podstawie historii zakupów i przewidują, jakie strategie przyniosą największe korzyści.
Personalizacja – aukcje nie dotyczą już tylko ceny; liczą się także terminy dostaw, serwis posprzedażowy czy standardy ESG dostawców.
Jeśli Twoja firma nadal polega wyłącznie na tradycyjnych negocjacjach, to konkurencja prawdopodobnie właśnie wykorzystuje aukcje, by uzyskać lepsze warunki.
Podsumowanie
Wykorzystanie aukcji elektronicznych to krok w stronę efektywnego zarządzania zakupami. Firmy, które je wdrażają, zyskują większą kontrolę nad procesem, mogą szybciej podejmować decyzje i optymalizować warunki współpracy z dostawcami. A Ty? Jeśli nadal polegasz na tradycyjnych negocjacjach, czy masz pewność, że nie przepłacasz i nie tracisz wartościowych dostawców lub lepszych warunków? Pora spojrzeć na zakupy z innej perspektywy. Sprawdź, jak moduł aukcji elektronicznych może zoptymalizować Twój proces i zwiększyć konkurencyjność Twojej firmy.