Automatyzacja workflow to z pewnością ważny krok w kierunku elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale aby osiągnąć pełną efektywność, warto zadbać o integrację z wykorzystywanymi w firmie systemami biznesowymi. Tym razem przyjrzymy się bliżej jak zintegrować procesowanie umów z systemami ERP oraz zapewnić pełną kontrolę nad finansami i bezpieczeństwem danych. Wszystkie te elementy tworzą podstawę efektywnego zarządzania procesami zakupowymi, co było tematem przewodnim podczas webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?”.
A co, jeśli...? Bezpieczeństwo danych
Zawierając umowę z kontrahentem dbasz nie tylko o to, aby zawierała podstawowe dane o podmiotach ją zawierających, warunkach współpracy, czy finansowych. Zabezpieczasz sytuacje nieplanowane – zarówno te, które wynikają z “siły wyższej”, jak i te, w których postanowienia w niej zawarte zostaną naruszone (np. towar będzie niezgodny z zamówieniem, przyjedzie uszkodzony lub opóźniony). A co, jeśli umowa dostanie się w niepowołane ręce i ujawnione zostaną informacje poufne? Narażasz się nie tylko na kary umowne, ale i te wynikające z przepisów prawa, m.in. RODO.
Podczas webinaru zwróciliśmy uwagę na trzy kluczowe aspekty bezpieczeństwa:
Kontrola dostępu: Nowoczesne systemy do procesowania umów umożliwiają precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Każdy dokument może być dostępny wyłącznie dla osób upoważnionych, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Szyfrowanie danych: Wszystkie informacje przesyłane w systemach są szyfrowane, co zapewnia ich ochronę przed przechwyceniem przez osoby trzecie.
Audytowalność: Zaawansowane systemy rejestrują każdą zmianę dokonywaną na dokumentach, pozwalając w każdej chwili odtworzyć pełną historię edycji, co jest kluczowe z perspektywy zgodności z regulacjami, takimi jak RODO.
Decydując się na elektroniczne zarządzanie dokumentacją dajesz sobie szansę na skorzystanie z najwyższej klasy zabezpieczeń. Bezpieczne zarządzanie danymi eliminuje ryzyko wycieku informacji, zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi i buduje zaufanie zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami.
Kontroling finansowy i harmonogramy płatności
Procesowanie umów to także etap, w którym organizacja może zyskać większą kontrolę nad swoimi finansami. Nowoczesne systemy do elektronicznego procesowania umów umożliwiają integrację z narzędziami finansowo-księgowymi oraz systemami ERP, co pozwala na skuteczniejsze planowanie i zarządzanie budżetem.
Jakie rozwiązania mogą przełożyć się na realne efekty? Podczas webinaru mówiliśmy o:
Harmonogramach płatności: Już na etapie przygotowywania umowy system może automatycznie generować harmonogramy płatności, które uwzględniają kluczowe terminy wynikające z zapisów umowy. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać przepływem środków finansowych.
Weryfikacji budżetu: Systemy automatycznie sprawdzają, czy zapisy umowy są zgodne z dostępnością środków w budżecie, co minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych obciążeń finansowych.
Raportowaniu w czasie rzeczywistym: Integracja systemu z ERP pozwala na generowanie raportów finansowych w czasie rzeczywistym, co daje pełną przejrzystość w zakresie zobowiązań wynikających z umów.
Automatyzacja kontrolingu finansowego zwiększa przejrzystość wydatków, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala lepiej zarządzać środkami finansowymi w organizacji.
Zachowaj ciągłość procesów, czyli integracja z systemami ERP
Systemy ERP są sercem wielu organizacji, szczególnie w zakresie zarządzania finansami, zasobami ludzkimi czy logistyką. Aby elektroniczne procesowanie umów było w pełni efektywne, warto zadbać o integrację z tymi systemami.
Co zyskujesz dzięki zachowaniu ciągłości procesów?
Automatyczne przenoszenie danych: Dane z postępowań zakupowych, takie jak wybrana oferta czy warunki, mogą być automatycznie przenoszone do projektów umów, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania informacji.
Spójność danych: Wszystkie informacje są przechowywane w jednym, centralnym systemie, co eliminuje ryzyko rozbieżności między różnymi narzędziami.
Lepsze zarządzanie procesami: Dzięki integracji z ERP, procesowanie umów staje się częścią większego ekosystemu zarządzania organizacją, co zapewnia płynność działania i umożliwia szybkie podejmowanie decyzji.
Wdrożenie elektronicznego procesowania umów – na co zwrócić uwagę?
Wdrożenie nowego systemu zawsze wiąże się z wyzwaniami, dlatego warto dobrze się do niego przygotować - przewidywalność i znajomość celu mogą okazać się kluczem do sukcesu. Podczas webinaru Tomek Rutecki (Dyrektor Wdrożeń Cartheny) podzielił się kilkoma praktycznymi wskazówkami dotyczących wdrażania systemów do elektronicznego procesowania umów. Oto kilka z nich:
Podejście etapowe: Zamiast rewolucji, warto wdrażać nowe rozwiązania stopniowo, zaczynając od najbardziej problematycznych obszarów.
Elastyczność systemu: Dobry system powinien być na tyle elastyczny, aby dostosować się do specyficznych potrzeb organizacji, a nie wymuszać zmiany w istniejących procesach.
Szkolenia dla zespołu: Kluczowe jest, aby wszyscy użytkownicy systemu zostali odpowiednio przeszkoleni, co zwiększa ich zaangażowanie i efektywność.
Połącz bezpieczeństwo, finanse i efektywność w jeden system
Elektroniczne procesowanie umów to rozwiązanie, które może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie organizacji – od poprawy bezpieczeństwa danych, przez lepsze zarządzanie finansami, aż po integrację z istniejącymi systemami ERP. Dzięki nowoczesnym narzędziom firmy mogą zyskać większą kontrolę nad procesami zakupowymi, poprawić efektywność działania i zmniejszyć ryzyko związane z nieefektywnym zarządzaniem dokumentacją.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak te rozwiązania mogą pomóc Twojej organizacji? Pobierz nagranie webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?”, aby poznać szczegóły omawianych tematów i zainspirować się praktycznymi wskazówkami od ekspertów.