Rejestr umów w działach zakupów to temat, który coraz częściej pojawia się podczas planowania strategii biznesowych firm na najbliższe miesiące. I choć dla niektórych stanowi on jedynie formalność, dla innych jest niezbędnym programem usprawniającym codzienną pracę. W tym kontekście warto zadać pytanie: czy rejestr umów to tylko obowiązek, czy może narzędzie rzeczywiście usprawniające zarządzanie procesami zakupowymi i relacjami z dostawcami?
W tym artykule przyjrzymy się, jak wdrożenie rejestru umów może pomóc w uniknięciu problemów i jakie korzyści przynosi jego zastosowanie. Dowiesz się, dlaczego warto mieć pełną kontrolę nad umowami i jakie dane warto śledzić, by poprawić efektywność procesów zakupowych w firmie.
Czym jest rejestr umów?
Rejestr umów to spis zawartych kontraktów, w którym gromadzone są informacje dotyczące każdej umowy, takie jak: strony, terminy, wartości czy warunki wypowiedzenia. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się to jedynie prostym zestawieniem, dobrze prowadzony rejestr pełni znacznie ważniejszą rolę.
Decydenci wykorzystujący rejestr umów uzyskują szybki dostęp do aktualnych warunków umów, terminów, zobowiązań i zapisów, a stąd już prosta droga do lepszego planowania czy mitygowania potencjalnych ryzyk. Centralizacja danych w jednym narzędziu pozwala firmom także na podejmowanie bardziej świadomych decyzji w sprawach:
zarządzania kosztami,
terminowości działań,
współpracy z dostawcami,
minimalizowania ryzyka finansowego,
eliminowania nieefektywności w procesach zakupowych.
Czy rejestr umów jest obowiązkowy?
Przepisy prawa nie nakładają na firmy prywatne obowiązku prowadzenia rejestru umów. W instytucjach publicznych i spółkach państwowych sytuacja wygląda inaczej – tam rejestr jest wymagany przez prawo. Jednak brak ustawowego wymogu w przypadku firm prywatnych nie oznacza, że powinny one ignorować tę praktykę.
Wiele organizacji decyduje się na wdrożenie rejestru umów nie dlatego, że muszą, ale dlatego, że widzą w nim wartość dodaną. Co ciekawe, aż 89% firm przyznaje, że proces zarządzania umowami w ich organizacjach nie jest wystarczająco efektywny. Taki stan rzeczy ma swoje konsekwencje – średnio 9,2% rocznych przychodów przepada z powodu nieprawidłowego zarządzania umowami.
Czy można funkcjonować bez rejestru umów? Oczywiście. Ale pytanie brzmi: ile kosztuje brak tej kontroli, zarówno w kwestii finansów, jak i organizacji pracy? Warto zastanowić się, czy straty nie są zbyt wysokie, by zignorować tę praktykę.
Korzyści wynikające z posiadania rejestru umów
W wielu organizacjach brak efektywnego zarządzania umowami sprawia, że te „żyją własnym życiem” – często są trudne do monitorowania, nieaktualizowane na czas, a ich warunki mogą być niezgodne z bieżącymi potrzebami firmy. Po podpisaniu umowy, dokumenty są odkładane do archiwum, a kluczowe zapisy zostają zapomniane. Dopiero, gdy pojawiają się problemy – np. zapomniane odnowienia kontraktów – wychodzi na jaw, jak kosztowne może być zaniedbanie kontroli nad umowami. Nie kontrolujesz swoich umów? Uważaj, bo Twoje umowy mogą zacząć kontrolować Ciebie.
Jakie zatem przykładowe korzyści mogą wynikać z posiadania rejestru umów w firmie?
Lepsza kontrola nad finansami – możliwość śledzenia zobowiązań finansowych, uniknięcie niekontrolowanego przedłużania kontraktów oraz precyzyjniejsze planowanie budżetu.
Optymalizacja procesów zakupowych – usprawnienie analiz warunków umów i efektywniejszy wybór najkorzystniejszych ofert.
Zwiększona przejrzystość i zgodność z regulacjami – uporządkowana dokumentacja wykorzystywana do audytowań i minimalizacja ryzyka naruszeń prawnych.
Łatwiejsze negocjacje z dostawcami – posiadanie pełnych informacji o poprzednich umowach oraz historii współprac z kontrahentami.
Redukcja ryzyka – monitoring terminów i warunków umów.
Możliwość oceny dostawców - wykonywana dla każdej umowy przez osoby zaangażowane w organizacji za jej realizację. Na podstawie ocen można tworzyć rankingi i wyciągać wnioski na przyszłość odnośnie poszczególnych dostawców.
Dlaczego rejestr umów jest ważny?
Liczba zawieranych umów i wystawianych faktur (również online) rośnie, a kluczowe staje się zapewnienie pełnej kontroli nad tą dokumentacją. Firmy, które już wdrożyły rejestr umów, dostrzegają wciąż rosnące znaczenie tego rozwiązania. Ale też coraz więcej organizacji uświadamia sobie, jak poważne konsekwencje może mieć brak skutecznego systemu zarządzania umowami.
Według danych ekspertów Procurement Tactics, aż 71% firm nie jest w stanie odnaleźć przynajmniej 10% swoich umów. Zaginione dokumenty stanowić mogą zatem kłopot związany z utratą ważnych informacji i prowadzić do konkretnych strat finansowych. Mogą to być kary, przegapione odnowienia czy inne koszty, których łatwo uniknąć, mając pełną kontrolę nad wszystkimi umowami.
Posiadanie samego rejestru umów to jednak dopiero początek skutecznego zarządzania dokumentacją w firmie. Ważne jest, aby regularnie dbać o jego aktualność, porządek i organizację. Nieaktualizowany może prowadzić do chaosu informacyjnego i utraty kontroli nad umowami. Rejestr powinien być zatem nie tylko zbiorem dokumentów, ale także narzędziem, które umożliwia szybki dostęp do kluczowych informacji, przypomnienia o terminach, monitorowania warunków umów oraz ich realizacji. Pamiętaj, że jeśli pracownicy nie korzystają z rejestru lub nie wiedzą, jak go używać, narzędzie to traci swoją skuteczność.
Siedem cech efektywnego rejestru umów
Rejestr umów jest narzędziem służącym do zarządzania dokumentacją prawną i finansową organizacji. Dobrze prowadzony zapewnia przejrzystość, ułatwia kontrolę nad zobowiązaniami oraz pozwala na szybki dostęp do istotnych informacji.
Do najważniejszych cech rejestru umów zaliczamy:
Obsługę wsparcia dla wszystkich rodzajów umów.
Możliwość digitalizacji dokumentów.
Zapewnienie szerokiej segmentacji i szczegółowego raportowania.
Rejestrowanie i monitorowanie zabezpieczeń na umowie.
Obsługę harmonogramów finansowych.
Wiązanie umów z fakturami.
Wsparcie dla obowiązków wynikających z umów podlegających międzynarodowym regulacjom.
Podsumowanie
W ostatnich latach coraz częściej mówi się o roli rejestru umów w działach zakupów. Choć prowadzenie takiego rejestru nie jest wymagane przez przepisy prawne, warto rozważyć jego wdrożenie jako element dobrej praktyki biznesowej. Mimo że rejestr umów nie jest obowiązkowy to wprowadzenie go stanowi przykład proaktywnego podejścia w zarządzaniu zakupami.
A może Twoja firma już prowadzi rejestr, ale nie jest on w pełni efektywny? A może dopiero zaczynacie rozważać jego wdrożenie? Niezależnie od etapu, na którym jest Twoja firma, warto zastanowić się, jak najlepiej podejść do tego tematu. Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak zarządzać umowami w Twojej organizacji, chętnie podzielimy się wiedzą i doświadczeniem.