Osiem modułów by lepiej zarządzać procesami zakupowymi w organizacji

W średnich i dużych organizacjach rośnie złożoność operacyjna i oczekiwania wobec działów zakupów. Tradycyjne metody coraz częściej nie nadążają za tempem zmian ani za potrzebą lepszej kontroli i transparentności. Dlatego firmy coraz częściej sięgają po nowoczesne narzędzia, które wspierają cały cykl zakupowy – od planowania, przez realizację, aż po analizę danych. Według raportu Antal, Sodexo i PSML, 72% działów zakupów skupia się obecnie na cyfrowej transformacji. To jasny sygnał, że cyfrowe wsparcie staje się koniecznością. 

Carthena to przykład elastycznego, modułowego rozwiązania, które pozwala wdrażać konkretne funkcjonalności etapami – w zależności od potrzeb i dojrzałości organizacji. Poniżej przedstawiamy każdy z nich oraz sposób, w jaki wspiera on efektywne zarządzanie procesami zakupowymi. 

Osiem modułów do lepszego zarządzania procesami zakupowymi 

1. Moduł Planowania 

Skuteczne zarządzanie procesem zakupowym rozpoczyna się od dobrze zaprojektowanego planu. Moduł Planowania w Carthenie wspiera ten proces już na wczesnym jego etapie. Wspiera także cały cykl życia planu oraz ułatwia: 

• rejestrację potrzeb zakupowych przez poszczególne komórki w organizacji, 

• agregację i łączenie potrzeb zakupowych należących do tej samej kategorii, 

• zatwierdzanie całego planu oraz jego aktualizację w przypadku zmieniających się potrzeb, 

• oznaczanie i analizę przeterminowanych pozycji planu. 

  
  

Zamiast chaotycznych arkuszy Excel, rozproszonych maili z zapotrzebowaniami czy spontanicznych zakupów, organizacja zyskuje przejrzysty system planowania, który pozwala nie tylko zapanować nad bieżącymi potrzebami, ale również przewidywać przyszłe wydatki. 

2. Moduł Wniosków Zakupowych 

Wniosek zakupowy to dokument rozpoczynający faktyczną realizację zakupu. Dzięki temu modułowi: 

• użytkownicy mogą tworzyć wnioski poprzez formularze lub zapisane szablony, 

• system może pobierać dane z innych systemów w organizacji (np. z ERP), 

• istnieje możliwość tworzenia wniosków na podstawie zgłoszeń zapotrzebowań z systemów zewnętrznych, 

• asystent wspomaga użytkownika podczas rejestracji wniosku zakupowego. 

  
  

Moduł sprawia, że proces składania wniosku staje się szybki, powtarzalny i zgodny z obowiązującymi w organizacji zasadami, co ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza dalsze etapy postępowania zakupowego. 

3. Moduł Aukcji Elektronicznych 

Aukcje elektroniczne to sprawdzona metoda uzyskiwania najlepszych warunków handlowych. Moduł wspiera organizację w prowadzeniu przejrzystych, konkurencyjnych i efektywnych negocjacji oraz zapewnia możliwość: 

• prowadzenia transparentnych negocjacji cenowych, 

• automatyzację procesu wyboru najkorzystniejszej oferty, 

• skrócenie czasu trwania negocjacji, 

• uzyskiwanie realnych oszczędności dzięki mechanizmom aukcyjnym. 

  
  

4. Moduł Portalu Dostawcy 

Skuteczna komunikacja z dostawcami to fundament sprawnego procesu zakupowego. Portal Dostawcy zapewnia jedno, scentralizowane miejsce kontaktu i wymiany informacji, a realizuje to zadanie poprzez: 

• udostępnianie dostawcom wszystkich niezbędnych informacji o postępowaniach, 

• umożliwienie wglądu w złożone oferty, 

• zapewnienie kanałów komunikacji z prowadzącym postępowanie (pytania, czat), 

• centralizację całej komunikacji w jednym miejscu . 

  
  

Dzięki temu rozwiązaniu dostawcy mają stały dostęp do aktualnych informacji, co eliminuje opóźnienia i nieporozumienia często występujące przy komunikacji mailowej czy telefonicznej. 

5. Moduł Zakupów Katalogowych 

Moduł Zakupów Katalogowych został zaprojektowany z myślą o regularnie powtarzających się zakupach standardowych produktów. Pozwala on na: 

• tworzenie i zarządzanie katalogami produktów często kupowanych przez organizację, 

• znaczące przyspieszenie procesu składania zamówień dla standardowych pozycji, 

• automatyzację procesu zakupowego dla powtarzalnych transakcji, 

• utrzymanie kontroli nad cenami wynegocjowanymi z dostawcami. 

  
  

6. Moduł Kokpitów Managerskich  

Podejmowanie decyzji opartych na danych usprawniają Kokptity Managerskie, które dostarczają: 

• przejrzystych dashboardów z kluczowymi wskaźnikami wydajności procesów zakupowych, 

• raportów umożliwiających analizę trendów i identyfikację obszarów wymagających usprawnień, 

• informacji o realizacji planów zakupowych, 

• danych o efektywności poszczególnych kategorii zakupowych, 

  
  

7. Moduł Ról i Uprawnień 

Dzięki zaawansowanemu systemowi uprawnień, każdy użytkownik widzi tylko te dane i ma dostęp tylko do tych funkcji, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Moduł Ról i Uprawnień zapewnia: 

• precyzyjne nadawanie i ograniczanie dostępu do funkcjonalności systemu, 

• kontrolę dostępu do danych prezentowanych w systemie, 

• ochronę wrażliwych danych przed dostępem nieupoważnionych użytkowników, 

• dostosowanie uprawnień do struktury organizacyjnej firmy. 

  
  

8. Moduł Workflow  

Ostatnim, ale równie istotnym elementem nowoczesnej platformy zakupowej jest Moduł Workflow, który: 

• umożliwia graficzne modelowanie procesów biznesowych, 

• pozwala na tworzenie i modyfikację ścieżek uzgodnień/akceptacji, 

• daje możliwość definiowania kolejności kroków oraz ich wykonawców, 

• umożliwia ustalanie reguł decyzyjnych, warunków wykonania poszczególnych kroków oraz kroków alternatywnych. 

  
  

Dzięki temu modułowi, organizacje mogą cyfrowo odwzorować nawet najbardziej złożone procesy akceptacyjne, eliminując potrzebę ręcznego przekazywania dokumentów między działami. 

Dlaczego modułowe podejście ma znaczenie? 

Modułowa architektura to nie tylko elastyczność — to przede wszystkim sposób na redukcję ryzyka związanego z wdrażaniem dużych systemów. Możliwość etapowego uruchamiania poszczególnych modułów pozwala lepiej dostosować rozwiązanie do dojrzałości organizacji i jej aktualnych potrzeb. Taki model minimalizuje zakłócenia operacyjne i przyspiesza zwrot z inwestycji. W przeciwieństwie do sztywnych, monolitycznych systemów, modułowe narzędzia można łatwo rozbudowywać i integrować z istniejącym środowiskiem IT.  

To właśnie dzięki takiemu podejściu platforma zakupowa staje się nie tylko narzędziem operacyjnym, ale również strategicznym wsparciem w zarządzaniu kosztami, ryzykiem i relacjami z dostawcami. 

Jeśli Twoja organizacja stoi przed wyzwaniem cyfrowej transformacji działu zakupów — porozmawiajmy. Pokażemy Ci, jak modułowe podejście do zarządzania zakupami może realnie przełożyć się na wyniki. Skontaktuj się z nami i wypróbuj Carthenę w swojej organizacji.