.png)
Czy Twój zespół mierzy się z długotrwałymi procesami zakupowymi? Czy zdarza się, że brakuje przejrzystości w zarządzaniu zamówieniami i wydatkami? A może wciąż występują trudności z integracją różnych systemów używanych w firmie? Te pytania odzwierciedlają wyzwania, z jakimi codziennie muszą mierzyć się pracownicy zespołów zakupów. Bez odpowiednich narzędzi i technologii, zarządzanie zadaniami może być nie tylko frustrujące i czasochłonne, ale również negatywnie wpływać na wyniki całej firmy.
W poprzednich artykułach szczegółowo wyjaśniliśmy, czym jest Platforma Zakupowa i dlaczego to właśnie to narzędzie – łączące teorię z praktyką w dziedzinie zakupów oraz sprzedaży – wybierane jest w celu zwiększenia efektywności wykonywanych procesów zakupowych. Dzisiaj natomiast – na podstawie polskiej Platformy Zakupowej DahliaMatic – skupimy się na cechach i zastosowaniach tego narzędzia pokazując, jak może ono wspierać procesy zakupowe w organizacjach.
Ale najpierw… sprawdźmy jakie współczesne trendy determinują pracę zespołów zakupowych.
Współczesne trendy w procesach zakupowych
Raport przygotowany przez Dell Technologies „Rola działów zakupów i infrastruktury IT w cyfryzacji firm w Polsce” wskazuje na osiem kluczowych trendów, które kształtują współczesne procesy zakupowe.
Pierwszy z nich to stabilność i budowanie relacji z partnerami biznesowymi – niezwykle ważne zwłaszcza w kontekście globalnych łańcuchów dostaw, gdzie współpraca oparta na zaufaniu może być decydującym czynnikiem sukcesu. Drugi trend to ocena przed- i postzakupowa oraz analityka procesu zakupowego – umożliwiają one firmom lepsze zrozumienie wydatków i dostawców, a także podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.
Eksperci podkreślają również istotę wysokiego standardu polityki zrównoważonego rozwoju i społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Coraz częściej klienci oczekują, że firmy będą działały zgodnie z wartościami etycznymi i ekologicznymi. Trend dotyczący kontroli kosztów i rosnącej roli działu zakupów natomiast odnosi się do efektywności operacyjnej i osiągania celów biznesowych.
Siła innowacji, eliminacja ryzyk i cyberbezpieczeństwo to ostatnie z trendów wskazanych w kontekście otoczenia biznesowego, gdzie firmy muszą być elastyczne i zabezpieczone przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
Jak spełnić oczekiwania klientów?
Dostawcy platform zakupowych intensywnie pracują nad dostarczeniem rozwiązań, które idealnie odpowiadają na rosnące oczekiwania klientów i nie tylko reagują na potrzeby rynku, ale również stawiają sobie za cel przewyższenie tych oczekiwań poprzez innowacyjne podejście do projektowania i wdrażania swoich systemów.
Jedną z cech, na którą my – jako polska Platforma Zakupowa DahliaMatic – zwracamy szczególną uwagę, jest modułowa budowa naszego systemu. Rozumiejąc, że każde przedsiębiorstwo ma unikalne potrzeby i wyzwania, projektujemy rozwiązania w sposób, który umożliwia elastyczne dostosowanie do konkretnych wymagań klienta. Dzięki modułowej budowie, nasi klienci mogą wybierać tylko te funkcjonalności, które są dla nich istotne, co pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów i szybsze wdrożenie.
Cechą charakterystyczną wdrożeń naszej platformy jest również dostosowywanie systemu do potrzeb klienta. W DahliaMatic rozumiemy, że każda firma ma swoje własne procesy i preferencje, dlatego nasze rozwiązanie jest projektowane z myślą o indywidualnych potrzebach klientów. Dzięki temu podejściu mogą oni liczyć na kompleksowe wsparcie w realizacji strategicznych celów biznesowych, zwiększając tym samym swoją konkurencyjność na rynku.
Ostatnią, ale nie mniej ważną cechą, którą oferujemy naszym klientom, jest gotowość do współpracy i aktualizacji w celu skalowania rozwiązania. Nasz zespół nie tylko dostarcza oprogramowanie, ale także nawiązuje partnerskie relacje z klientami, wspierając ich w procesie wdrażania i dalszego rozwoju.
Ponadto, regularne aktualizacje naszej platformy zapewniają, że nasze rozwiązanie pozostaje zawsze zgodne z najnowszymi trendami i wymaganiami rynkowymi, umożliwiając klientom skalowanie swojej działalności bez obaw o technologiczne ograniczenia.
Usprawnienie procesów zakupowych z polską platformą zakupową DahliaMatic
Proces zakupowy w firmach może być skomplikowany i czasochłonny, szczególnie w przypadku organizacji o dużej skali działalności lub operujących na różnych rynkach. W obliczu rosnącej konkurencji, szybko zmieniających się trendów rynkowych organizacje muszą być elastyczne i gotowe na szybkie reagowanie na nowe wyzwania. W tej perspektywie, platformy zakupowe stają się narzędziem, wspierającym firmy we wszystkich aspektach procesu zakupowego – od składania zamówień po analizę danych i zarządzanie relacjami z dostawcami.
Współczesne platformy zakupowe oferują nie tylko możliwość dokonywania zakupów online, ale także zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja procesów, analiza danych, raportowanie czy integracja z istniejącymi systemami ERP.
Do przykładowych procesów obsługiwanych przez platformy zakupowe zaliczamy:
planowanie zakupów,
wnioski zakupowe,
negocjacje i aukcje,
wybór kontrahenta,
realizacja i rozliczanie umów,
raportowanie i ocena dostawców.
Jednak najpopularniejszym procesem jest obsługa wniosku zakupowego, która może odbywać się na kilka sposobów:
poprzez formularz lub zapisany szablon użytkownika,
na podstawie danych pochodzących z innego systemu w organizacji,
na podstawie zgłoszeń zapotrzebowań z SAP,
na podstawie pozycji planu postępowań lub zrealizowanego już postępowania.
Proces ten dzięki platformie zakupowej możemy obsłużyć w kilku krokach i ograniczyć udział człowieka do minimum. W jaki sposób? Wszystko rozpoczyna się od zgłoszenia potrzeby zakupowej, a następnie:
Następuje określanie parametrów wniosku wraz z możliwością m.in.: podziału postępowania na części, powiązania wniosku z pozycją planu.
Dołączone zostają wymagane dokumenty. Istnieje możliwość jednoczesnej pracy członków zespołu nad dokumentem oraz wyboru ewentualnej ścieżki akceptacji dokumentów i wskazania pozycji kontrolingowych, na które ma zostać założone obligo na wysokość wartości szacunkowej postępowania.
Wniosek zostaje przesłany do decydentów i podlega weryfikacji.
Jeśli zastanawiasz się, czy to odpowiedni moment na wdrożenie platformy zakupowej w Twojej firmie – skontaktuj się z nami.
Inwestycja w Platformę Zakupową nie tylko pozwala firmom osiągnąć krótkoterminowe cele efektywności operacyjnej, ale również stanowi strategiczny krok w kierunku długoterminowego rozwoju i zrównoważonego sukcesu na rynku. A może chciałbyś poznać przykładową historię naszej współpracy? Aby lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę, przyjrzyjmy się studium przypadku lidera branży petrochemii, który zdecydował się na skorzystanie z polskiej Platformy Zakupowej DahliaMatic.
Comments