Najlepsza platforma zakupowa dla firm – jak ją znaleźć? Poradnik dla kupujących i sprzedających

Współczesne firmy nie szukają już tylko technologii. Szukają przewagi. W obszarze zakupów i sprzedaży B2B oznacza to jedno: digitalizacja procesów nie może być dodatkiem do istniejącego systemu – musi być jego integralną częścią. Dlatego wybór najlepszej platformy zakupowej to decyzja o tym, jak chcemy kupować i sprzedawać – nie tylko dziś, ale również w najbliższych latach.

Liderzy działów zakupów, którzy inwestują w przemyślaną digitalizację, zyskują realne korzyści. Jakie? Eksperci Gartnera mówią nawet o 76% wyższej efektywności w zakresie automatyzacji i analityki, co bezpośrednio przekłada się na lepsze zrozumienie wydatków, szybszą realizację procesów i wyższy poziom zgodności z procedurami.

Ale jak znaleźć wsparcie dla firm, które faktycznie odpowiada na realne potrzeby – nie tylko dziś, ale także w długim okresie czasu? W tym poradniku przeprowadzimy Cię przez najważniejsze aspekty tego wyboru – zarówno z perspektywy kupującego, jak i dostawcy.

Kupujący B2B – z jakimi wyzwaniami się mierzą?

Zespoły zakupowe w organizacjach B2B stoją dziś przed koniecznością godzenia szybkości działania z rygorem procedur, a także godzenia elastyczności z kontrolą kosztów. Nie chodzi już tylko o realizację zamówień – ale o zarządzanie całym procesem w sposób przewidywalny, skalowalny i zgodny z polityką firmy. Dlatego platforma zakupowa dla firm powinna realnie wspierać ich codzienne działania – zarówno operacyjne, jak i te bardziej strategiczne. Bez względu na branżę czy wielkość firmy, wiele tych potrzeb jest wspólnych.

Zebraliśmy je poniżej w formie przejrzystej listy:

• możliwość konfiguracji złożonych ścieżek akceptacji i polityk zakupowych;

• automatyzacja procesów zapytań ofertowych i zamówień;

• centralizacja danych zakupowych i pełna audytowalność procesów;

• zarządzanie bazą dostawców i warunkami handlowymi;

• personalizacja katalogów zakupowych i limitów zakupowych;

• bezpieczna komunikacja i archiwizacja dokumentacji ofertowej;

• przejrzyste raportowanie i dashboardy dla kadry zarządzającej.

Sprzedawcy B2B – czego oczekują od platformy zakupowej?

Z perspektywy dostawców, platformy zakupowe są zarówno kanałem dotarcia do nowych klientów, jak i miejscem budowania relacji handlowych z partnerami biznesowymi. Muszą wspierać sprzedających w efektywnym reagowaniu na zapytania, monitorowaniu skuteczności ofertowania i prowadzeniu sprzedaży w sposób uporządkowany. Aby platforma zakupowa rzeczywiście spełniła oczekiwania dostawców, musi odpowiadać na ich codzienne wyzwania – operacyjne, handlowe i technologiczne.

Poniżej zebraliśmy kluczowe potrzeby sprzedających, które warto uwzględnić przy wyborze platformy:

• dostęp do aktualnych, realnych zapytań ofertowych od zweryfikowanych firm;

• intuicyjny system składania ofert z możliwością konfiguracji produktów;

• transparentność procesu wyboru dostawcy i wyników postępowań;

• łatwa komunikacja z kupującym w ramach konkretnego zapytania;

• powiadomienia o nowych przetargach, zgodnych z profilem działalności;

• możliwość promowania ofert lub udziału w przetargach otwartych.

Jak znaleźć platformę, która naprawdę pasuje do Twojej firmy?

Wybór platformy zakupowej nie powinien opierać się wyłącznie na intuicji czy pierwszym wrażeniu po prezentacji sprzedażowej. Skuteczny proces wyboru przypomina profesjonalny przetarg – tylko że to Ty oceniasz dostawców.

Oto kilka konkretnych kroków, które rekomendujemy wdrożyć podczas poszukiwań rozwiązania dopasowanego do Twojej organizacji:

Krok 1: Zbierz potrzeby użytkowników

Rozmawiaj z działami zakupów, finansów, IT i operacji. Każdy z nich ma inne potrzeby – ich zebranie na początku procesu pozwali uniknąć niedopasowań w późniejszych etapach.

Krok 2: Sporządź listę wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych

Podziel wymagania na “must have” i “nice to have”. Uwzględnij integracje, wymogi bezpieczeństwa, liczbę użytkowników, języki, waluty.

Krok 3: Zweryfikuj dostawców pod kątem specjalizacji branżowej

Nie wszystkie platformy są uniwersalne. Sprawdź, czy dostawca ma doświadczenie w Twojej branży i czy oferuje funkcje, które faktycznie odpowiadają Twojemu modelowi zakupów.

Krok 4: Poproś o demonstrację na realnych danych i scenariuszach

Prezentacje ogólne nie pokazują, jak system działa w Twojej branży. Poproś o sesję demo z wykorzystaniem przykładowych danych z Twojej firmy.

Krok 5: Oceń model licencjonowania i koszt całkowity (TCO)

Porównuj nie tylko ceny wdrożenia, ale i koszty utrzymania, opłat za użytkownika, aktualizacje, skalowalność, support. Uwzględnij perspektywę 2–3 lat.

Krok 6: Zapytaj o referencje i zweryfikuj historię wdrożeń

Poproś o kontakt do klientów z podobnego sektora lub skali biznesu. Zweryfikuj, jak wyglądało wdrożenie, czy dostawca dotrzymał terminów, i czy klient korzysta z systemu do dziś.

Skąd wiadomo, że to najlepsza platforma zakupowa?

Najlepsza platforma zakupowa to nie ta, która ma najwięcej funkcji, najładniejszy interfejs czy największy zespół sprzedaży. To ta, która realnie działa – w Twoim konkretnym środowisku biznesowym, z Twoimi ludźmi, procesami, i potrzebami. O jej wartości decyduje nie marketing, lecz efektywność operacyjna po wdrożeniu.

Tytuł “najlepszej” zyskuje ta platforma, która przestaje być dodatkiem, a staje się naturalną częścią codziennej pracy – intuicyjna, niezawodna, elastyczna. Taka, do której zespół loguje się nie dlatego, że musi, ale dlatego, że chce. Z której dane wykorzystywane są nie tylko do sprawozdawczości, ale i do podejmowania decyzji zakupowych. Która ułatwia kontakt z dostawcami, a nie go komplikuje. Która skraca proces zakupowy, a nie go usztywnia. Która daje możliwości, a nie narzuca ograniczenia. Co więcej, najlepsza platforma zakupowa dla firm to taka, która potrafi się rozwijać razem z organizacją – technologicznie i biznesowo. Jeśli dziś Twoja firma działa lokalnie, ale planujesz ekspansję zagraniczną – platforma powinna być na to gotowa.

A może wolisz poznać przykładową historię naszej współpracy? Aby lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę, przyjrzyjmy się studium przypadku lidera branży petrochemii, który zdecydował się na skorzystanie z Cartheny.