Jeśli zarządzasz procesami zakupowymi, wiesz, jak często finalizacja umów potrafi stać się wąskim gardłem całego postępowania. Długie ścieżki akceptacji, niekończące się wymiany dokumentów między działami i niepewność czy praca odbywa się na właściwej wersji dokumentu, to problemy, które trapią wiele firm. Potrafią prowadzić do kosztownych opóźnień, ryzyka prawnego oraz utraty kontroli nad procesami. Czy można temu zaradzić?
Podczas webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?” przyjrzeliśmy się bliżej tym problemom, omówiliśmy możliwe rozwiązania oraz podzieliliśmy się wskazówkami jak skutecznie je wdrożyć. W ty artykule znajdziesz kilka wskazówek, które omówiliśmy podczas webinaru i które pomogą Ci usprawnić procesowanie umów w Twojej firmie. Jeśli chcesz przyjrzeć się tematowi z bliska, już teraz zapraszamy Cię do obejrzenia webinaru. Zacznijmy od najczęstszych problemów, z którymi mierzą się pracownicy działów zakupów na etapie finalizacji umowy i tego, co możemy z nimi zrobić.
1. Rozproszone wersje umów
Brak centralnego miejsca przechowywania dokumentów sprawia, że wersje umów są rozproszone po różnych lokalizacjach - mailach, dyskach lokalnych i współdzielonych. Gdy pracownik odchodzi z firmy, często wraz z nim "znikają" istotne dokumenty i historia ustaleń. To nie tylko utrudnia pracę, ale też naraża organizację na ryzyko utraty ważnych informacji.
Wprowadzenie centralnego miejsca do przechowywania umów oraz wersjonowanie dokumentów eliminuje ryzyko pracy na przestarzałych plikach. Dodatkowo, automatyczne aktualizacje i powiadomienia dla wszystkich członków zespołu zapewniają pełną kontrolę nad dokumentacją i jej aktualnością. Automatyczne zarządzanie wersjami dokumentów nie tylko zmniejsza ryzyko błędów, ale także przyspiesza cały proces akceptacji i zatwierdzania umów, co może przełożyć się na szybsze zamykanie projektów zakupowych.
2. Długie ścieżki akceptacji
Długi proces tworzenia i uzgadniania dokumentów to nie tylko kwestia niewygody. To również wymierne straty biznesowe - opóźnione kontrakty, niewykorzystane szanse rynkowe i zmarnowany czas wysoko opłacanych specjalistów. W wielu firmach proces zatwierdzenia umowy może trwać dłużej niż sama negocjacja z dostawcą.
Rozwiązaniem, które omówiliśmy podczas webinaru, jest automatyczne workflow, które znacznie skraca ten proces. Automatyzacja przypomnień, definiowanie z góry ustalonych ścieżek akceptacji oraz śledzenie postępu na bieżąco, pozwalają na sprawniejszą realizację umów bez konieczności ręcznego nadzorowania każdego kroku.
"Automatyczne przypomnienia o akceptacjach oraz możliwość monitorowania postępu w czasie rzeczywistym pozwalają na znacznie szybsze zamknięcie procesu, a podpisy elektroniczne gwarantują zgodność z regulacjami, co eliminuje ryzyko prawne", wyjaśniał Tomek w trakcie webinaru.
3. Zarządzanie podpisami elektronicznymi
W dobie cyfryzacji wielu firmom zależy na uproszczeniu procesu podpisywania umów, jednak nie wszystkie systemy umożliwiają płynne przejście do wykorzystania podpisów elektronicznych.
Decydując się na takie rozwiązanie warto zweryfikować kila aspektów. Po pierwsze, w zależności od potrzeb i wymogów prawnych, sprawdzić rodzaj obsługiwanych podpisów – niektóre z narzędzi oferują jedynie proste podpisy elektroniczne, warto jednak wybrać te, które umożliwiają złożenie podpisów kwalifikowanych. Po drugie, postawić na elastyczność i zdecydować na rozwiązanie umożliwiające integrację z różnymi dostawcami, automatyczne walidacje poprawności złożonych podpisów, ich ważności i integralności dokumentów, tym samym minimalizując ryzyko pojawienia się błędu. Dodatkowym atutem będą również narzędzia oferujące alternatywne do podpisu elektronicznego metody autoryzacji – wszak nie każdy kontrahent musi je posiadać.
4. Archiwizacja i zarządzanie dokumentacją umów
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej lub na lokalnych dyskach wciąż jest często spotykaną praktyką, która niesie za sobą ryzyko utraty danych, brak kontroli nad dostępem oraz trudności z szybkim odnalezieniem potrzebnych plików.
Zintegrowane systemy zarządzania dokumentacją pozwalają na pełną kontrolę nad obiegiem i przechowywaniem dokumentów. Automatyzacja archiwizacji oraz zintegrowane narzędzia do zarządzania dostępem do dokumentów eliminują ryzyko utraty ważnych danych i skracają czas potrzebny na odnalezienie dokumentów.
"Zarządzanie dokumentacją zakupową to nie tylko przechowywanie plików – to także kontrola nad tym, kto i kiedy ma do nich dostęp, jak długo są przechowywane oraz kiedy mogą być bezpiecznie usunięte. Nowoczesne systemy zapewniają pełną zgodność z regulacjami prawnymi i bezpieczeństwo danych", dodaje Tomek.
Automatyzacja archiwizacji umów to lepsza kontrola nad dokumentami, skrócenie czasu potrzebnego na ich odnalezienie oraz zapewnienie zgodności z regulacjami dotyczącymi przechowywania danych.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twoja organizacja traci na procesowanie umów? Ile dokumentów krąży między działami, jak długo czekasz na podpisy i ile wersji tej samej umowy znajduje się na dyskach różnych pracowników? A może zdarzyło Ci się przeoczyć istotną zmianę wprowadzoną przez kontrahenta w ostatniej chwili?
Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej organizacji, zajrzyj do pełnego nagrania webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?”, aby dowiedzieć się jakie rozwiązania pozwolą Ci skutecznie się z nimi uporać.